この手の本を初めて読みましたが、ただのiPhoneアプリ活用本ではなく
深く掘り下げた使用法やわかりやすい使用例など目から鱗な内容が多数でした。
その中でも特に目を引いたのはGTDに関する項目でした。
GTDの存在は知っていたのですが、
「そんなに大変な仕事とかしてないし多分必要ない」
というのが自分の抱いてる思いでした。
しかし、この本を読んで実際にGTDとやらを実践してみてすぐに自分の思いが愚考だったのを思い知らされました。
GTD便利便利！
というわけでこの本と出合って自分が実践してみた内容を書き綴ってみます。
ツール選び
クリエイティブ仕事術ではNozbeをチョイスされてましたので試しに使ってみる事にしました。
Nozbeについてはこの本の一部を無料配信されてる電子書籍版を読まれるのをオススメします。
Impress Japan: iPhone×iPad クリエイティブ仕事術 本当に知りたかった厳選アプリ＆クラウド連携テクニック 本書冒頭部分を 2種の電子書籍形式で無料配布中！ GTDを全く知らない自分でもその素晴らしさを理解することが出来ました。 |
そしてNozbeをもっと深く知るにはこちらのサイトを。
ZONOSTYLE NozbeはToodledoやRemember the Milkと同様に、ToDo管理を行うクラウドサービスです。他のサービスとの大きな違いは、EvernoteやGoogleカレンダーとの連携機能があること。また、iPhoneとiPadにそれぞれ専用のアプリが用意されているのもうれしい点ですね。 Nozbe以外でもオススメな内容ばかり！ |
少し使っただけでもGTDを実践されてる方には最高のサービスと感じましたが、
自分は敢えて使わない事にしました。
理由は…
・利用料金が高い。
・iPhone版でタスク→プロジェクトの変更が出来ない（後述）
・プッシュ通知を容易に設定したい。
もしかしたらこれら全てクリア出来るのかもしれませんが
正直Evernoteプレミアム会員の倍くらいする利用料金が現状ネックです。
（Flickrのプレミアム会員に入りたいし…）
逆にそれがクリア出来れば即Nozbeです（笑）
なのでとりあえずは他のアプリを使ってGTDを実践みようと思いました。
さてiPhoneアプリ選びの条件ですが…
・使い勝手がいい（そして落ちにくい）
・ひとつのタスクに対して複数のコンテキストが付けれる
・コンテキストのソート機能
・タスク→プロジェクトの変更が容易
・プッシュ通知（忘れっぽいので出来れば何度もｗ）
・Evernoteにログを残せる
最近まで使ってた２つのアプリを見てみますと
AwesomeNoteはタグ付けが出来ず、
Egretlistはサクサク使うという点で自分には合わなかった。
そこでチョイスしたのがAppigoTodoです。
Todo 4.2.3
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.0 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ￥600
更新: 2011/05/16
AppigoTodoをGTD的に使う方法
クリエイティブ仕事術の著者である倉園佳三さんのZONO流GTDを参考に、
そしてAppigoTodoでのGTDという考えで説明してみます。
１.収集
自分がしようと思ってる事、気になってる事など
仕事やプライベート関係なく
まだすんでない事をどんな些細な事でもひたすら受信箱に叩き込みましょう。
予定日時など決まっててもとりあえず無視です。
カミナリみたいなボタンから登録していくとタスクだけをサクサク登録出来て便利です。
２.処理
収集した自分のタスクを各ノートへ振り分ける。
ちなみにノートの内容ですが
自分はとりあえず
『わりとすぐやる』
→今日明日中にでもやってしまいたい事。
『予定済み』
→とりあえず日時を決めた事。
『いつかやる』
→日時は定かではないがいつか必ずやろうと思ってる事。
『誰かにお願いする』
→自分がやるべき事じゃないもの。
『繰り返し』
→毎週、毎月など繰り返し行うタスク。
という感じに分けてみました。
ちなみに５分程度で完了出来そうなものは即やってしまって削除します。
多分やらないって事もスパッと削除しました。
３.整理
ひとつの行動で完結しないものはプロジェクトに変更する。
例を挙げてみましょう。
今度の週末遠方の友人宅へ遊びに行くんですが、
今までは漠然と『○○んちに遊びに行く』という感じにしてました。
しかしよく考えると、
・ 遠方なので電車の時間を調べる。
・ 別の友人も来るようなので待ち合わせて一緒に行くかメールで打ち合わせる。
・ ○○君の奥さんにお土産買わなきゃ。
・ 目的はモンハンなので前日必ずPSPの充電しとかなきゃ（笑）
という風にこんな何の変哲もない予定でもやるべき行動が４つも存在しました。
なのでこれを『モンハンプチオフプロジェクト』として扱うようにします。
（どんだけモンハン好きなんだ…）
AppigoTodoでプロジェクトに変更する
iPhone版Nozbeはこれが出来ないみたいなので実に勿体ないんですが、
AppigoTodoでは上の画像のように項目を選ぶだけでプロジェクトへの
変更および移動が容易に出来ます。
プロジェクトにしておかないと多分お土産かPSPの充電は忘れてるでしょう（笑）
コンテキストは使わずタグを使用
本来はコンテキストを使うんでしょうが、
AppigoTodoはひとつのタスクにひとつしか選択出来ないので
複数選択出来るタグをコンテキスト代りに使用する事にしました。
タグの内容ですが、場所・行動・モノなどを細かく分類してみます。
家でやれる事ならば[Home]、会社なら[Office]、パソコンを使うなら[PC]、
買い物だったら[Shopping]、連絡を取るのなら[contacts]という感じに分けてます。
会社で[Office]タグをチェックするとやろうとしてた仕事とは別に
今やれる候補が出てくるかもしれません。
買い物に来てる時に[Shopping]タグをチェックすれば
自分でも忘れてた他に買えるモノ候補が浮かび上がります。
これらによって本来やるタスク以外にも完了出来そうなタスクが見えてくるのって凄くないですか？
このタグを極力沢山作ることによって今やれる事候補のヒット率がグンと上がります！
憶えておく事を頭の外に出してスッキリしたのだからベストなタイミングで出会いたいものです。
４.レビュー
さてこれだけでもかなり効率良く行動していく事が出来るのですが、
GTDを継続していく為には週次レビューは欠かせないと聞きます。
簡単に書くとタスクの見直しと再収集です。
何か難しそうなイメージですがそんなにガツガツにやるのではなく、
スッキリしてた頭の中に再び溜まってきたモヤモヤを
新たに受信箱に放り込んで整理したり
やれなかった事の日時を再定義するという感覚でいいんじゃないでしょうか。
GTD継続の為にも最低でも週単位でやっていく事は非常に重要だと思ったので
自分はひとつのタスクとして扱い、『繰り返し』のノートに入れてます。
考えてみると繰り返しやるタスクって以外とあります。
例えはゴミの日です。
毎週の燃えるゴミの日は流石に忘れませんが、
毎月第XのY曜日の不燃物ゴミなどは意外と忘れがちです。
この設定が出来ないアプリって意外と多いんですが、
AppigoTodoならちゃんと指定出来ますので便利ですね。
Appigo Todoの設定を見直す
収集のところでも書きましたが、
新規タスクをガンガン吐き出せるのがこのアプリのいいところ。
なので新規デフォルトタスクはこのように設定しておきましょう。
GTDで言うところの『NextAction』
即ち次の行動というものがこのアプリにはありません。
『すべて』という項目や振り分けたノートを見れば次やれる行動はだいたいわかりますが
プロジェクトに関してはサブタスクだけを表示するという事が出来ません。
表示されるのはプロジェクト、即ち親タスクのみです。
パッと見てこれは分かりづらい。
しかしそれと同様の機能はちゃんとあります。
設定 > フォーカス一覧を開いてサブタスクをオンにします。
これだけです。
これで『フォーカス』をタップするだけで次の行動を表示する事が出来るようになりました。
それからもう一つ。
設定 > 一般 からアプリケーションアイコンのバッジ表示をさせる事も大事でしょう。
iPhoneユーザーならアプリバッジが表示されてたら気になりませんか？(;^_^A
気にする事でタスクを完了するチャンスが増える事でしょう。
Evernoteと紐付けしてみる
本当は全てのタスクをEvernoteと連携したいと考えてましたが残念ながらAppigo Todoとは相性悪いです。
しかしよく考えてみたら普段Appigo Todoで管理してるタスクを果たしてわざわざEvernoteで見るのか？という疑問が出て来ました。
iPhone版Evernoteのレスポンスも悪いですし…。
そこでライフログ的に完了タスクだけをEvernoteに送る事にしました。
ぶっちゃけ地味でめんどくさい手作業です（笑）
完了タスクを開いてみると一番下に電子メールで送る項目がありますのでそちらからEvernoteへ送ります。
メールのタイトル欄のノートブック指定も忘れずにやっときましょう。
これらを週次レビューの時にまとめてやれば無理なく行動ログを残す事が出来そうです。
そしてここから大事ですが、
送ったログはきちんと有効活用していきましょう。
せっかくのログを送りっぱなしだと実に勿体無いので完了タスクの有効活用例を書いてみます。
例えは『髪を切る』というタスクがあるとします。
Evernoteの完了タスク用ノートブックを見ると自分が一年でどの位のペースで何回散髪に行ったかがわかります。
タスクのメモ欄に『髪も染める』なんて書いてたら更にカラーリングのペースまでわかりますね。
『歯医者に行く』や『ソフトバンクホークスの試合観に行く』とかでもいいでしょう。
これら行動ログは溜まれば溜まるほどひとつのデータベースとして扱えるかと思います。
そしてもう一つ。
以前完了したものと同様のタスクが発生した場合は
Evernoteにメール送信した本文内の『タスクのインポート』をタップしてAppigo Todoへ再登録が出来ます。
例えば『プリンタのインクを買う』という完了タスクがあったとします。
メモ欄にはインクの品番が記載されてたら調べる事はもちろん、入力の手間も省けて便利かと思います。
まとめ
AppigoTodoをGTDっぽく使えないかな？という思いつきで使ってみましたが
意外にもしっくり来て自分でも大変満足しています。
例え本気で忘れてもバッジ表示やプッシュ通知で知らせてくれるのも
超わすれんぼの自分にはピッタリかと思ってます。
やらなきゃいけない事や憶えておかなきゃいけない事を思い出せないのって結構ストレスだったりしますが、それらを別の場所へ吐き出して頭をスッキリさせ、
やれる事をひとつひとつ確実にクリアして行く。
GTDって凄いし面白いですね。
とはいえまだまだ理解していない部分も多々ありますので
近いうちにこちらの本を読んでみようと思ってます。
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